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FAQ

Wie können wir Dir weiterhelfen?

Verwalte Deine Kunden inhaltlich getrennt mit der Standortfunktion. Im jeweiligen Standort kannst Du deren Firmenstruktur mit den benötigten Bereichen abbilden.
Standorte können inhaltlich getrennt angelegt werden. Arbeite mit Bereichen in Deiner gewohnten Raum- oder Organisationsstruktur. Diese kann individuell konfiguriert und gestaltet werden.
Die Verwaltung der Arbeitsmittel, Geräte und Anlagen für den Brandschutz werden im Arbeitsmittelverzeichnis, mit den benötigten Prüfungen und Wartungen hinterlegt. Eine Brandschutzordnung und weitere Dokumente können im jeweiligen Bereich zugeordnet werden. Unterweise Deine Mitarbeiter in Sachen Arbeitssicherheit, Brandschutz und Erste-Hilfe.
Arbeitsmitteln können die Inventarnummer, Betriebsanweisungen, die Anzahl der fälligen Prüfungen/Wartungen, Verordnungen, Verantwortliche, der Status, Berichte/Dokumente und der eingesetzte Bereich hinterlegt werden.
Persönliche Schutzausrüstung (PSA) kann als Arbeitsmittel hinterlegt werden. Die regelmäßige Wartung und Prüfung dieser kann hinterlegt und rechtssicher protokolliert werden.
Alle Unterweisungsteilnahmen und Nachweisdokumente werden revisionssicher dokumentiert. Somit ist die gesetzliche Verpflichtung zur Unterweisung und Dokumentation der Mitarbeiter erfüllt. Auch für einen Audit ist diese rechtssicher.
Nach Abschluss der Unterweisung durch einen Teilnehmer wird der Status als „Teilgenommen“ hinterlegt. Des Weiteren kann das Bestehen einer Lernkontrolle und mit dem Status „Bestanden“-Status vermerkt werden.
Bei der Unterweisung in einem anderen System (LMS), kann trotzdem ein Nachweisdokument in luitGUARD hochgeladen werden. Somit sind alle Teilnahmen und Nachweise zentral gespeichert.
In Unterweisungen können Dokumente (gif, jpg, png, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, txt, otp, key) hinterlegt und auf die vorhandenen Betriebsanweisungen zugegriffen werden.
Bei der Erstellung von Unterweisungen können der Ort, der Tag und die Uhrzeit, ein Erinnerungsdatum und ein Referent hinterlegt werden.
Es kann beliebig zwischen einen Light- und Darkmode gewechselt werden.
Die Rolle des Administrators verfügt über alle vorhandenen Funktions- und Leserechte. Als erster grundlegender User wird dieser angelegt. Die Rolle kann nicht gelöscht und bearbeitet werden.
Premiumbenutzer sind normalerweise Verantwortliche, diese haben keine Einschränkung in den Rechten. Je nach Konfiguration in der Rollen- und Rechtekonfiguration kann der Vollzugriff auf bestimmte Bereiche eingeschränkt werden.
Standardbenutzer sind normalerweise Beschäftigte, diese können nur Standardrechte erhalten. Dazu zählt eine Leseberechtigung, Interaktion mit Maßnahmen und begrenzter Funktionszugriff. Die genauen Rechte können in der Rollen- und Rechtekonfiguration eingestellt werden.
Für den jeweiligen Benutzertyp muss eine Lizenz erworben werden. Diese wird in der luitGUARD Instanz hinterlegt und schaltet somit die Anzahl der Nutzer frei.
Hinter jeden Nutzer liegt eine Lizenz. Bei einem Wechsel wird der alte Nutzer archiviert, somit ist die Lizenz wieder frei für einen neuen Nutzer.
Bestehende Nutzer können nach einer Laufzeit von mindestens 12 Monaten reduziert werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch nach den gebuchten Nutzern.
Neue Nutzer können monatlich hinzugebucht werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch nach den gebuchten Nutzern.
Auf Anfrage passen wir luitGUARD an Deinen Bedarf an oder entwickeln weitere Funktionen.
Zur Authentifizierung von Nutzern wird Keycloak verwendet. Zusätzlich wird der Import und Export von Dateien unterstützt.
Der Name luitGUARD setzt sich aus dem altdeutschen „Luit“ (Leute) und dem englischen „guard“ (beschützen) zusammen – also „Leute beschützen“.⁣
Die elektronische Unterschrift in den Arbeitsschutzbereichen Dokumentation und Kenntnisnahme ist genauso gültig wie eine handschriftliche Version.
Die Dokumentation in luitGUARD ist nach §§ 5 und 6 Arbeitsschutzgesetz-konform (ArbSchG).
Alle Daten werden nach DSGVO Datenschutz-konform verarbeitet und gespeichert.
luitGUARD entspricht allen deutschen Rechtsgrundlagen. Die Software ist nach §§ 5 und 6 Arbeitsschutzgesetz-konform (ArbSchG), DSGVO-konform, revisionssicher, Gefahrstoffe gemäß § 14 GefStoffV, Arbeitsmittel, PSA, Tätigkeiten gemäß § 12 BetrSichV, Biostoffe gemäß § 14 BioStoffV und Tätigkeiten gemäß § 14 BioStoffV.
luitGUARD wurde zusammen mit Fachkräften für Arbeitssicherheit nach deutschen Qualitätsstandards entwickelt.
Wir bieten verschiedene Affiliate-Programme (Partnerprogramme) für Fachkräfte und Vermittler an. Frage jetzt ein Provisionsmodell an!
Unsere Experten stellen Dir unsere Software kostenlos und unverbindlich vor. Frage jetzt Deine Beratung an!
Unser Team setzt sich schnellstmöglich mit Dir in Verbindung. Die Lieferzeit beträgt durchschnittlich 1-3 Werktage.
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    FAQ

    Wie können wir Dir weiterhelfen?

    Assets und Arbeitsmittel können mit allen Details und der Historie im Assetmanagement verwaltet werden. In einer Übersicht werden alle Arbeitsmittel dargestellt, die einer bestimmten Person zugeordnet sind.
    Verantwortliche können jederzeit alle Einträge, Buchungen, Anträge und Ereignisse bearbeiten oder löschen.
    Tabellarische Auswertungen können per Tabellenexport in die Formate .csv, .xls oder .xlsx exportiert werden. LODAS Daten können für Mitarbeiterstammdaten, Arbeitsstunden, Überstunden und Zuschläge zur Übertragung in DATEV exportiert werden.
    Mit einem Antrag auf Urlaubsübertragung werden Urlaubstage auf das Kontingent des nächsten Jahres übertragen. Dieser Antrag durchläuft einen Freigabeprozess bei den Verantwortlichen. Alternativ kann Restulaub zu einem Stichtag automatisch ins neue Jahr übertragen werden.
    Lohndaten können auditiert werden. Bezugsarten und Entgelttabellen werden konfiguriert. In dem Lohnspiegel können Kosten für bestimmte Zeiträume ausgewertet werden.
    Lohndaten oder Änderungen von mehreren Mitarbeitern können per Tabellenimport eingepflegt werden.
    Es gibt frei konfigurierbare Zuschlagsarten. Diese werden beim Einsatz automatisch erstellt, z. B. Wochenenden, Feiertage oder Nachtarbeit und durchlaufen einen Genehmigungsprozess. Zusätzlich ist eine manuelle Erfassung möglich.
    Krankmeldungen können entweder direkt in guSTAFF oder über die Mobile App chAPPeau hinterlegt werden. Die Angaben durchlaufen eine Prüfung bei den Verantwortlichen. Alternativ können Verantwortliche die Fehlzeiten selbst anlegen und Angaben hinzufügen.
    Überstunden werden entsprechend des Arbeitszeitmodells erfasst. Überstundenauszahlungen können hinterlegt werden, vertraglich abgegoltene Überstunden werden berücksichtigt.
    Bei einer Arbeits- und Pausenzeitbuchung können weitere Personen hinterlegt werden. Diesen wird die Buchung automatisch in ihre Kalenderblattansicht eingetragen.
    Hierzu muss die Person mit gedrückter STRG-Taste von ihrem bestehenden Team in das weitere gezogen werden. Im Anschluss ist die Person in beiden Teams vorhanden.
    Es ist möglich einen Bereich mit einer oder mehreren Abteilungen aus dem Hauptmodul zu verknüpfen. Hierdurch werden die Personen in der Abteilung automatisch dem Bereich hinzugefügt und regelmäßig synchronisiert. Eine manuelle Pflege der Mitglieder des Bereichs ist bei aktiver Synchronisierung jedoch deaktiviert. Hier kann lediglich die Rolle im Bereich definiert werden.
    Mitarbeiter können verschiedenen Bereichen hinzugewiesen werden. Für diese Bereiche können unabhängige Schichtpläne erstellt werden.
    Mit Hilfe der Jahreseinsatzplanung kann tagesweise die vertragliche Regelarbeitszeit in guSTAFF überschrieben werden. Dadurch können individuelle Vertragssituationen wie z. B. 4-Tage-Woche mit flexiblem freiem Tag oder angepasste Arbeitszeiten bzgl. Ferienzeiten im pädagogischen Bereich abgebildet werden. Optional kann auch eine Befüllung der Jahreseinsatzplanung durch den Schichtplan erfolgen. Hierdurch definieren die hinterlegten Schichtzeiten die zu leistende Arbeitszeit pro Tag, was eine manuelle Pflege der Jahreseinsatzplanung obsolet macht.
    Vergütungen von Rufbereitschaften können auf Basis der Schichtpläne ausgewertet und eingetragen werden. Diese können ebenfalls nach Monatsabschluss gesperrt und als Exceldatei exportiert werden.
    Rufbereitschaften können als Sonderschichten abgebildet werden.
    Externe Personen aus Fremdfirmen können flexibel in der Anwendung hinterlegt werden. Dadurch können diese z. B. auch für die Schichtplanung herangezogen werden, ohne Vertragsinformationen oder weitere Details pflegen zu müssen.
    Schichtpläne können mit Hilfe eines Rotationsverfahrens für einen bestimmten Zeitraum generiert werden. Dabei werden zuvor definierte Regeln angewendet, anhand derer die Schichten gleichmäßig an die betroffenen Kollegen verteilt werden.
    Wie oft ein Mitarbeiter in einem Zeitraum eine Schicht an welchen Wochentagen übernommen hat, kann durch den Export der Schichtverteilungsauswertung überprüft werden. Feiertage werden hier zusätzlich gesondert betrachtet.
    Schichtpläne können als Excel in ein ansprechendes Format exportiert werden. Alternativ wird ein Druck-freundliches Format angeboten.
    Die gesamte Standort-, Gebäude- und Etagenstruktur kann grafisch dargestellt werden. Die Arbeitsplätze können durch Mitarbeiter oder Vorgesetzte für einen bestimmten Zeitraum gebucht werden. Dabei werden Abwesenheiten und Sperrungen beachtet.
    Die Anwendung kann Besucherausweise als PDF-Datei generieren.
    Über die Tagesübersicht der Besucher kann durch berechtige Personen kontrolliert werden, welche Besucher am jeweiligen Tag noch erwartet werden, welche gerade auf dem Gelände/im Gebäude sind und welche das Unternehmen bereits wieder verlassen haben. Der Statuswechsel erfolgt hierbei manuell beim Ein-/Auschecken der Besucher.
    Alle persönlichen Daten werden Datenschutz-konform nach DSGVO verarbeitet und gespeichert. Eine automatische Löschung erfolgt einige Tage nach der Präsenz.
    Räumen kann ein Standort, die Anzahl der Sitzplätze und Raumausstattung wie z. B. Beamer, Rechner, etc. hinterlegt werden.
    Fahrzeugen können übliche Eckdaten (z. B. Kennzeichen, Getriebe, Sitzplätze, uvm.) sowie Ereignisse (z. B. Wartungstermine) hinterlegt werden.
    In der Terminübersicht werden alle Termine am jeweiligen Tag dargestellt, die für die aktuell angemeldete Person sichtbar sein. Dabei ist zudem ersichtlich, welcher Raum/Fahrzeug für den Termin gebucht wurde.
    Es kann beliebig zwischen einen Light- und Darkmode gewechselt werden.
    Der erste existierende Nutzer im System erhält die Premiumrolle ADMINISTRATOR, diese ist dabei nicht lösch- oder bearbeitbar.
    Premiumbenutzer sind normalerweise Verantwortliche oder Verwaltungen, diese haben keine Einschränkung in den Rechten. Je nach Konfiguration in der Rollen- und Rechtekonfiguration kann ein Vollzugriff auf bestimmte Bereiche eingestellt werden.
    Standardbenutzer sind normalerweise Beschäftigte, diese können nur Standardrechte erhalten. Diese haben begrenzte Einsicht und Berechtigungen (z. B. Stellen von Anträgen, Arbeitszeiterfassung). Die genauen Rechte können in der Rollen- und Rechtekonfiguration eingestellt werden.
    Für den jeweiligen Benutzertyp muss eine Lizenz erworben werden. Diese wird in der guSTAFF Instanz hinterlegt und schaltet somit die Anzahl der Nutzer frei.
    Hinter jedem Nutzer liegt eine Lizenz. Bei einem Wechsel wird der alte Nutzer gelöscht, somit ist die Lizenz wieder frei für einen neuen.
    Bestehende Nutzer können nach einer Laufzeit von mindestens 12 Monaten reduziert werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch nach den gebuchten Nutzern.
    Neue Nutzer können monatlich hinzugebucht werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch nach den gebuchten Nutzern.
    Auf Anfrage passen wir guSTAFF an Deinen Bedarf an oder entwickeln weitere Funktionen.
    Es werden diverse Exports und Imports von Excel (CSV) unterstützt. Zusätzlich ist ein DATEV LODAS Export möglich. Eine Active Directory (SSO) Anbindung ist zur Authentifizierung bei On-Premise möglich.
    Der Name guSTAFF setzt sich aus „gut“ und dem englischen „staff“ (Personal/Mitarbeiter) zusammen.
    Die Arbeits- und Pausenzeit Erfassung ist EuGH-konform.
    Alle Daten werden nach DSGVO Datenschutz-konform verarbeitet und gespeichert.
    guSTAFF entspricht allen deutschen Rechtslagen. Die Software ist dabei Datenschutz-konform nach DSGVO, Arbeitszeiterfassungs-konform nach EuGH und ArbZG, Reisekosten-konform nach EStG und Urlaubsplanung gemäß BUrlG.
    guSTAFF wurde aus dem Eigenbedarf der PROSIS GmbH heraus nach deutschen Qualitätsstandards entwickelt.
    Wir bieten verschiedene Affiliate Programm (Partnerprogramme) für Fachkräfte und Vermittler an. Frage jetzt ein Provisionsmodell an!
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    Deine Demoversion erlischt nach 6 Wochen automatisch. Eine Vertragsverlängerung erfolgt nicht automatisch.

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      Deine Account- und Buchungsdaten werden aktiv synchronisiert.
      Durch ein Scannen des QR-Codes oder ein hinterlegen der Serveradresse in guSTAFF, wird das Konto in chAPPeau hinterlegt. Dies schaltet den vollen Funktionsumfang frei und gleicht die bestehenden Daten ab.
      Der Login ist durch ein manuelles Passwort und Benutzernamen, FaceID oder FingerID möglich. Zusätzlich kann eine Zwei-Faktor-Autoverifizierung eingerichtet werden.
      Zur Nutzung muss das mobile Gerät Internetzugriff und ein Android 6 (API Level 23) oder iOS 12 Betriebssystem besitzen.
      chAPPeau ist kostenlos verfügbar, durch eine guSTAFF Verknüpfung ist der volle Funktionsumfang unbegrenzt nutzbar.
      Die Mobile App chAPPeau ist für Android und iOs verfügbar. https://apps.apple.com/de/app/chappeau/id1582776386 https://play.google.com/store/apps/details?id=de.prosis.chappeau

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        FAQ

        Wie können wir Dir weiterhelfen?

        Zugang zu Deiner Bewerbung erhält zunächst die Personalabteilung. Nach Eingang der Unterlagen erhältst Du alle Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 DS-GVO bzgl. der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in unserem Bewerbungsverfahren. Im weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens werden Deine personenbezogenen Daten an die in die Auswahlentscheidung einbezogenen Personen, insb. an die Projektkoordination/-leitung bzw. deren Vorgesetzte, und im Verfahren nach § 99 BetrVG an den Betriebsrat weitergegeben. Die Datenschutzerklärung zur Nutzung der Webseite findest Du hier.
        Um eine eindeutige Zuordnung Deiner Bewerbung zu einer offenen Stelle sicherzustellen, wird bei jeder ausgeschriebenen Stelle eine Kennziffer hinterlegt. Die Kennziffer findest Du unter dem Titel der Ausschreibung. Wir berücksichtigen Deine Bewerbung natürlich auch für ähnliche Vakanzen bzw. prüfen alternative Einsatzbereiche, die vielleicht ebenfalls zu Dir passen!
        Falls Du nicht mehr an einem Einstieg bei uns interessiert bist, informiere uns bitte per E-Mail oder telefonisch.
        Die Korrespondenz erfolgt üblicherweise per E-Mail. Zu Terminabsprachen kontaktieren wir Dich auch telefonisch.
        Egal, über welchen Kanal Du Dich bewirbst: Du erhältst zeitnah eine persönliche Rückmeldung unseres Recruiting-Teams. Bei Deiner Online-Bewerbung über unsere Homepage erhältst Du darüber hinaus sofort eine automatische Bestätigung, sobald Deine Daten erfolgreich übertragen wurden.
        Du kannst Deine Bewerbung online als PDF-Datei mit einer maximalen Größe von 15 MB einreichen. Bei Mailversand sende Deine Unterlagen bitte gesammelt in einem PDF-Dokument.
        Digital geht’s schneller | Wir bevorzugen im Interesse unserer Umwelt digitale Bewerbungen. Entweder direkt über das Online-Bewerbungsformular auf unserer Homepage oder per Mail an bewerbung@prosis.de. Sollte Dir das nicht möglich sein, akzeptieren wir Deine Bewerbung auch auf dem Postweg.
        Deine Bewerbung ist bei uns in besten Händen! Wir nutzen keine Automatismen und prüfen alle Unterlagen individuell, Du erhältst in jedem Fall zeitnah eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Eventuell benötigen wir weitere Unterlagen, um Deine Bewerbung besser einordnen zu können und den passendsten Job für Dich zu finden. Die weitere Bearbeitung kann dann bis zu zwei Wochen dauern. Die Zeit nutzen wir nicht nur, um Rücksprache mit den Fachabteilungen zu halten, sondern prüfen auch alternative Einsatzbereiche, die besonders gut mit Deinem Profil übereinstimmen. Unser Auswahlverfahren besteht aus individuellen Gesprächen. Wir nutzen keine Auswahltests oder psychologische Verfahren. Wir möchten Dich als Mensch besser kennenlernen und Dir umgekehrt die Möglichkeit geben, auch uns kennen zu lernen. Wir nehmen uns viel Zeit, um individuell auf Dich und Deine Stärken, Wünsche, etc. eingehen zu können. Im ersten Gespräch lernst Du bereits das Management kennen und wir besprechen, in welche Richtung es für Dich grundsätzlich bei der PROSIS gehen soll. Wo liegen Deine Stärken und was interessiert Dich besonders? Wir finden heraus, in welche Richtung Du Dich zukünftig entwickeln könntest und zeigen Dir eine langfristige Perspektive auf. Sind die Rahmenbedingungen festgelegt, lernst Du in einem weiteren Gespräch bzw. einem evtl. Schnuppertag die Fachverantwortlichen und einzelne Teammitglieder kennen, um hier bereits detaillierte Einblicke in Deine spätere Tätigkeit zu erhalten.
        Auch Quereinsteiger haben bei uns gute Chancen. Du musst in einer Vielzahl an Stellen nicht Informatik studiert oder Fachinformatik gelernt haben, um bei uns durchzustarten. Uns sind das Können, die Fähigkeiten und die Talente unserer Mitarbeiter wichtiger als die Frage nach deren Ursprung.
        Gerne kannst Du Dich auch nach der Frist noch bewerben. Oftmals ergeben sich kurzfristig alternative Einsatzmöglichkeiten, die wir Dir gerne vorstellen.
        Solltest Du technische Probleme haben, fülle bitte das Formular unter „Kontakt“ aus. Wir werden Dich daraufhin schnellstmöglich kontaktieren, um Dich im Bewerbungsprozess zu unterstützen.
        Egal ob Entwickler, Tester oder Projektmanager. Generalisten sind bei uns ebenso gefragt! Wenn Du Dir unsicher bist, für welche Stelle Du Dich bewerben sollst, kannst Du Dich jederzeit bei uns melden und wir finden gemeinsam die passende Entwicklungsrichtung bzw. Stelle.
        Ja, bitte nenne uns Deine favorisierten Bereiche und erzähle uns mehr von Deinen verschiedenen Interessen!
        Selbstverständlich kannst Du auch eine Initiativbewerbung einreichen. Bitte teile uns hier etwas detaillierter mit, welche Bereiche Dich besonders interessieren, damit wir mögliche Einsatzbereiche prüfen können.

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